Een dag uit het leven van… de penningmeester!

De belangrijkste dag van de week voor mij als penningmeester is weer aangebroken, boekhoudvrijdag. Als ik wakker word, kijk ik eerst op mijn mobiel. Na het beantwoorden van wat appjes is het (helaas) tijd om mijn bed uit te gaan en mij klaar te maken voor een lange dag.
Als ik op de Posteleinkamer aankom, pak ik eerst een kop koffie en praat met wat leden die aanwezig zijn. Vervolgens is het tijd om mijn mail te checken, helaas niet veel bijzonders dit keer. Twee facturen die betaald moeten worden, deze betaal ik en de facturen print ik uit voor in de boekhoudmap. Vervolgens kijk ik of er declaraties in mijn postvak liggen. En ja hoor, het is weer tijd om commissieleden/ bestuursleden hun geld terug te geven! Ik schrijf de juiste referentienummers op de declaratieformulieren, controleer alle bonnetjes en begin aan het overmaken van het geld. De maandelijkse activiteit is geweest dus grotendeels van de declaraties zijn van de promotiecommissie en Veerle. Vervolgens bedenk ik mij dat ik zelf ook nog bonnetjes heb liggen van de boodschappen die gepind zijn met de pinpas van Postelein. Deze niet ik aan een A4tje en hier schrijf ik een referentienummer bij om ook deze in de map te stoppen.
Als ik op mijn mobiel kijk, zie ik een appje van het commissiehoofd van de studiereiscommissie met een deadline voor het overmaken van de overige kosten van de vliegtickets. Ik voeg deze deadline toe aan mijn betaalschema.
Als de kamer dicht gaat is het tijd voor het echte werk. Ik begin met de administratie van de SmartPin. Hierbij verwerk ik alle automatisch gemailde bonnen in mijn Excel bestand, zodat het duidelijk is waarvoor is gepind. Als alle samenvattingen zijn geteld, is het tijd om deze te verwerken in de samenvattingenadministratie. Ik kijk met hoeveel samenvattingen we deze week zijn begonnen, geëindigd en hoeveel zijn bij geprint. Er is voor € 9,00 aan samenvattingen gepind en ook dit vul ik in. Vervolgens tel ik de samenvatting kas. Ik vergelijk de kas met mijn administratie. Wat een opluchting: alles klopt! Ik kan weer trots zijn op ons! Ik print het overzicht uit en voeg dit samen met de dagelijkse administratie toe aan mijn samenvattingenmap. Als laatste verwerk ik alle transacties van afgelopen week in Conscribo en controleer daarna of ik overal referentienummers heb staan. Als alles afgerond en verwerkt is, leg ik alles terug in de kast en ruim ik al mijn troep op. En dan tijd voor weekend!
Oh nee toch niet, even vergeten dat ik nog door moet naar mijn werk. Het is half 5, nog 30 minuten voordat ik weg moet. Ik warm mijn bakje met eten op en kijk een aflevering van Friends. Vervolgens is het tijd om naar werk te fietsen om daar een paar uurtjes achter de bar bij NEC te werken (en nee, ik ben niet voor NEC). Als ik om 23.00 uur mijn bar weer schoon heb, is het tijd om met mijn collega’s nog een biertje te drinken, want dit doe ik nog niet genoeg tijdens dit bestuursjaar. Vervolgens fiets ik terug naar huis en duik ik direct mijn bed in. Tijd voor een goede nacht slapen en een heerlijk weekend!

~ Willemijn